• Sala

  • Konsultacje powinny być przeprowadzone w miejscu, do którego łatwo można dojechać komunikacją publiczną

  • Pamiętaj o ułatwieniach dla osób niepełnosprawnych

  • Liczba potrzebnych pomieszczeń zależy od wybranej przez Ciebie metody konsultacji, np. do przeprowadzenia Sondażu Deliberatywnego potrzeba kilkunastu mniejszych sal i jednej sali do zebrań plenarnych

  • Ważne jest ustawienie sali: najlepiej, gdy dysponujemy „okrągłym stołem” lub krzesłami ustawionymi w okrąg. Ułatwia to dyskusję, gdyż wszyscy czują się jednakowo uprawnieni do zabierania głosu: stoły ustawione w rzędzie przywodzą na myśl lata szkolne, a bardzo często osoby najbardziej wymowne siadają z przodu i monopolizują dyskusję.

  • W sali powinny się znaleźć:

    • Tablica suchościeralna lub flipchart wraz z pisakami. Zwykła tablica szkolna nie jest najlepszym wyborem: jest niewygodna, trudno się na niej pisze, a co najważniejsze: przywołuje wspomnienia lat szkolnych i odejmuje niektórym ludziom chęć do dyskusji.

    • Dyktafon (nagranie dyskusji jest konieczne do późniejszej analizy)

    • Niekiedy laptop i rzutnik

    • Mikrofon (jeśli sala jest duża)

    • Woda, kawa i herbata

    • Notatnik i długopis lub ołówek dla każdego uczestnika konsultacji

• Catering

  • W trakcie konsultacji uczestnicy powinni mieć dostęp do wody, kawy, herbaty, opcjonalnie ciastek lub kanapek.

  • Jeśli konsultacje trwają cały dzień, ich uczestnikom należy zapewnić lunch. Najtańszą opcją jest zamówienie tzw. stołu szwedzkiego. Możesz również zastanowić się nad zamówieniem pizzy. Poszukaj sponsora – np. lokalną pizzerię, restaurację lub producenta żywności – który mógłby sfinansować posiłek dla uczestników.

  • Jeśli lunch przedziela sesje konsultacji, postaraj się, aby trwał jak najkrócej. Zdarza się, że uczestnicy w trakcie posiłku „przegadują” ze sobą najważniejsze kwestie, a później nie mają już zapału do uczestniczenia w dyskusji.

[odsyłacz do tabelki z metodami prowadzenia warsztatów, do metody Open Space]

• Moderator

  • Moderować wg Słownika Wyrazów Obcych PWN to uspokajać, łagodzić napięcia między ludźmi, a zarazem kierować dyskusją.

  • Moderator ułatwia dyskusję i delikatnie steruje jej przebiegiem, pilnując np. aby uczestnicy nie schodzili zbytnio z tematu lub nie poświęcali zbyt dużo uwagi jednemu z aspektów sprawy.

  • Dba, by wszyscy równomiernie uczestniczyli w dyskusji. Umie zachęcać tych, którzy wstydzą się wypowiadać publicznie, jak też tonować osoby nazbyt wymowne, które „przechwytują” dyskusję.

  • Dobry moderator jest przezroczysty – mówiąc żartobliwie, jest, a jakby go nie było. Nie wyraża swoich poglądów, nawet mową ciała. Ważne, by moderator był postrzegany jako osoba całkowicie neutralna, dlatego tej roli nie może pełnić nikt, kto jest związany z instytucją, która przeprowadza konsultacje, lub z jednym z interesariuszy.

  • Wbrew pozorom, moderowanie dyskusji wymaga olbrzymich umiejętności. Moderator powinien wykazywać się dużym doświadczeniem, taktem i kulturą osobistą.

• Animator warsztatów

  • Animować to inaczej ożywiać, uaktywniać, zachęcać do podejmowania działań.

  • Animator to osoba, która potrafi zachęcić uczestników warsztatów do kreatywności i ożywionego udziału.

  • Zna rozmaite metody, zachęcające ludzi do wypowiadania swoich poglądów i proponowania innowacyjnych pomysłów
    [odsyłacz do tabelki z metodami prowadzenia warsztatów]

  • Powinien być osobą sympatyczną, łatwo nawiązującą kontakty i energiczną.

• Materiały informacyjne

  • Nie każda metoda konsultacyjna wymaga rozdawania uczestnikom materiałów informacyjnych, jednak bywają one bardzo pomocne w zakreślaniu treści dyskusji. Poinformowani obywatele dyskutują bardziej konkretnie i pragmatycznie – po prostu wiedzą, o czym mówią.

  • Materiały informacyjne powinny być:

    • klarowne

    • zrozumiałe dla niemal każdego odbiorcy, to znaczy napisane prostym językiem, krótkimi zdaniami, bez trudnych wyrazów i nieznanych przeciętnemu człowiekowi sformułować. Unikaj języka zbyt formalnego lub urzędniczego

    • estetyczne i poręczne. Najwygodniejsza jest forma broszurki, np. w formacie B5

    • krótkie - powinny liczyć nie więcej niż 25 stron).

    • Dobrze jest rozbijać tekst na krótsze sekcje za pomocą wypunktowań, wytłuszczeń, śródtytułów oraz uatrakcyjniać go prostymi tabelkami, rysunkami, zdjęciami, diagramami.

Rozważnie korzystaj ze zdjęć, rysunków i tekstów umieszczonych w Internecie. Często są one objęte prawami autorskimi.

• • Nierzadko w trakcie konsultacji okazuje się, że ich uczestnicy z różnych względów nie przeczytali lub nie zrozumieli materiałów informacyjnych. Możesz temu zaradzić prosząc moderatora, żeby przed przystąpieniem do dyskusji omówił z uczestnikami zawartość materiałów, lub przedstawić je uczestnikom w formie krótkiej (piętnastominutowej) prezentacji multimedialnej.